Zoom этикет деловых совещаний

Вот дюжина правил, которые помогут вам сэкономить время, быть сосредоточенным на цели совещания и проводить его с максимальной эффективностью:

1. Эта встреча могла быть чатом. Встречайтесь только по самым острым вопросам, которые не решаются в чате или почтой. Нельзя дёргать команду на встречи по любому поводу.
2. Без опозданий. Если встреча назначена на 17:00, в 17:03 уже должен обсуждаться первый пункт повестки. Опоздание на онлайн-встречу более пяти минут без предупреждения недопустимо. Если опаздываете — предупредите в чате и предложите начать без вас.
3. Входящих — на мьют. Организатор выключает всем микрофоны при входе и разрешает включать звук по необходимости. Это делается одним пунктом меню. Не должно быть такого, что люди заходят в комнату с включёнными микрофонами.
4. Настоящее имя. У всех участников в чате должно быть имя и фамилия, чтобы было понятно, с кем мы говорим.
5. Ни единого разрыва. Если у вас плохая связь, не участвуйте во встрече и напишите об этом в чате. Потом послушаете запись. Не мучайте всех своим плохим коннектом.
6. Повестка. Все встречи идут по повестке, которую предварительно согласовывают в чате. Все участники должны чётко понимать, какие вопросы будут обсуждаться. Если у встречи нет повестки, вы можете попросить организатора её прописать и опубликовать.
7. Дополнительные материалы заранее. Если что-то можно отправить до встречи, чтобы люди изучили самостоятельно, так и нужно сделать.
8. Запись и резюме. Все встречи, на которых принимаются решения, должны записываться, а после встречи организатор готовит текстовое резюме.
9. Микрофон выключен. Если вы не говорите, ваш микрофон должен быть выключен. Даже если вы молчите и в комнате тихо.
10. Не перебивай. Если на встрече пять человек и более, нельзя прерывать говорящего. Либо поднимайте руку (функция Zoom), либо говорите после того, как спикер завершил свою речь. Из-за задержек в Zoom прерывания могут быть болезненными.
11. Минимум демонстраций экрана. Если у вас есть презентация или демонстрация экрана, откройте её в начале встречи и не закрывайте до конца. Не нужно при каждом переключении программы выключать старую демонстрацию и включать новую. При включении демонстрации Zoom распахивается на весь экран, это неудобно.
12. Окончание без пяти минут. У встречи должно быть время окончания. Фактически вы должны закончить в это время без пяти минут. Например, если встреча стоит с 17:00 до 18:00, прощаться нужно в 17:55.